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Legge 4 gennaio 1968, n. 15
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Norme sulla documentazione amministrativa e sulla
legalizzazione e autenticazione di firme
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Art. 1 - Produzione e formazione, rilascio,
conservazione di atti e documenti
La produzione agli organi della Pubblica
amministrazione di atti e documenti e la loro formazione,
rilascio e conservazione da parte di tali organi sono disciplinati
dalla presente legge.
Art. 2 - Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
La data e il luogo di nascita, la residenza,
la cittadinanza, il godimento dei diritti politici, la stato
di celibe, coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza
in vita, la nascita del figlio, il decesso del coniuge, dell'ascendente,
o discendente, la posizione agli effetti degli obblighi militari
e l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza,
sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle
normali certificazioni. La sottoscrizione delle dichiarazioni
deve essere autenticata con le modalità di cui all'articolo
20.
Art. 3 - Dichiarazioni temporaneamente sostitutive
I regolamenti ministeriali e degli enti
pubblici stabiliscono per quali fatti, stati e qualità personali,
oltre quelli indicati nell'articolo 2, è ammessa , in luogo
della prescritta documentazione, una dichiarazione sostitutiva
sottoscritta dall'interessato e autenticata con le modalità
di cui all'articolo 20. In tali casi la normale documentazione
sarà successivamente esibita dall'interessato a richiesta
dell'amministrazione, prima che sia emesso il provvedimento
a lui favorevole. I regolamenti di cui al primo comma stabiliscono
altresì i casi, le modalità ed eventualmente il termine per
la regolarizzazione o la rettifica della documentazione irregolare
o non conforme alla dichiarazione, nonché, ove occorra, per
la rettifica della dichiarazione la cui irregolarità attenga
ad elementi non essenziali.
Art. 4 - Dichiarazione sostitutiva dell'atto di
notorietà
L'atto di notorietà concernete fatti, stati
o qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato
è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo
dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione,
o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale,
o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede
alla autenticazione della sottoscrizione con l'osservanza
delle modalità di cui all'articolo 20.
Art. 5 - Documentazione mediante semplice esibizione
Salvo quanto disposto negli articoli 2 e
3, la data ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato
di celibe, coniugato o vedovo ed ogni altro stato o qualità
personale possono essere comprovati mediante esibizione, all'ufficio
competente, di documenti, anche di identità personale, rilasciati
ai sensi delle norme vigenti dalla pubblica amministrazione
e contenenti l'attestazione dei dati richiesti.
Art. 6 - Trascrizione dei dati dai documenti esibiti
Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi
previsti sono esibiti al funzionario competente a ricevere
la documentazione, il quale trascrive i loro estremi ed i
dati da essi risultanti su apposito modulo da allegare agli
atti dell'istruttoria. Il modulo è sottoscritto dal funzionario
o dall'interessato. Nel caso in cui non sia prescritta la
presentazione dell'interessato all'ufficio competente, il
modulo può essere compilato con le predette formalità da un
funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio dell'amministrazione,
o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco, ed è trasmesso all'ufficio
competente a cura dell'interessato.
Art. 7 - Copie autentiche
Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'articolo
14 possono essere validamente prodotte in luogo degli originali
quando siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore.
Art. 8 - Dichiarazioni e documenti relativi agli
incapaci
Se l'interessato è soggetto alla patria
potestà, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti
previsti dalla presente legge sono sottoscritti o esibiti
rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà,
dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del
curatore.
Art. 9 - Documenti spontaneamente esibiti
Fermo restando quanto disposto nei precedenti
articoli, sono valide a tutti gli effetti gli atti e documenti
esibiti spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari
dalla amministrazione.
Art. 10 - Accertamenti d'ufficio
La buona condotta, l'assenza di precedenti
penali e l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono
accertate d'ufficio, presso gli uffici pubblici competenti,
dalla amministrazione che deve emettere il provvedimento.
Le singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati
concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino
attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse
siano tenute a certificare.
Art. 11 - Certificazioni contestuali
Le certificazioni da rilasciarsi da uno
stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualità personali
concerneti la stessa persona debbono essere contenute in un
unico documento.
Art. 12 - Redazione di atti pubblici
Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai
notai e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a stampa,
o con scrittura a mano o a macchina, i detti sistemi possono
essere utilizzati anche promiscuamente per la redazione di
ogni singolo atto. Con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, sentiti i ministri per la grazia e giustizia
e per il tesoro, sono stabilite le caratteristiche tecniche
dei singoli sistemi di redazione.
Art. 13 - Stesura degli atti pubblici
Il testo degli atti pubblici non deve contenere
lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non
lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Per
le variazioni da apportare al testo in dipendenza di errori
od omissioni, si provvede con chiamate in calce e si cancella
la precedente stesura in modo che resti leggibile.
Art. 14 - Autenticazione di copie
Le copie autentiche, totali o parziali,
di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che con
i sistemi previsti nell'articolo 12, anche con altri procedimenti
che diano garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto
o documento. Tali procedimenti sono specificati con decreto
del Presidente del Consiglio, sentiti i Ministri per la Grazia
e Giustizia e per il Tesoro. Le disposizioni di cui all'articolo
13 si osservano anche per la formazione di copie autentiche.
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico
ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento,
nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione
di conformità con l'originale scritta alla fine della copia,
dopo le eventuali chiamate in calce, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo
del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio cognome
e nome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma
per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto
o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone
la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Il
pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con il timbro
dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie rilasciate.
Art. 15 - Legalizzazione di firme
La legalizzazione di firme è la attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria
firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché della
autenticità della firma stessa. Nelle legalizzazioni devono
essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma
si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare
la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
Art. 16 - Legalizzazione di firme di capi di scuole
parificate o legalmente riconosciute
Le firme dei capi delle scuole parificate
o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati
di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia
in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi.
Art. 17 - Legalizzazione di firme di atti da e
per l'estero
Le firme sugli atti e documenti formati
nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere
sono, ove da queste richieste, legalizzate dal ministro competente
e, con successiva legalizzazione, dal ministro degli affari
esteri. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero
da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero.
Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi
delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai
funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.
Si osserva il secondo comma dell'articolo 18. Agli atti e
documenti indicati nel comma precedente redatti in lingua
straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana
certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza
diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
Le firme sugli atti e documenti formati nello stato e da valere
nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica,
o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate
dal Ministro degli affari esteri. Sono fatte salve le esenzioni
dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite
da leggi o da accordi internazionali.
Art. 18 - Atti non soggetti a legalizzazione
Salvo quanto previsto negli articoli 16
e 17, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte
da pubblici funzionari o pubblici ufficiali sopra atti, certificati,
copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario
o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del
rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 19 - Trasmissione dall'estero di atti agli
uffici di stato civile
In materia di trasmissione di atti o copie
di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza
da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane,
si osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200.
Art. 20 - Autenticazione delle sottoscrizioni
La sottoscrizione di istanze da produrre
agli organi della Pubblica Amministrazione può essere autenticata,
ove l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente
a ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione
e consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale,
che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza,
previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare le modalità
di identificazione, la data e il luogo della autenticazione,
il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Per l'autenticazione delle firme apposte sui margini dei fogli
intermedi è sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga
la propria firma.
Art. 21 - Tasse per le autenticazioni e le legalizzazioni
di firme
L'autenticazione della sottoscrizione delle
dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2, 3 e 4 è soggetta
alla tassa di concessione governativa di Lire 400 per ciascuna
dichiarazione. La legalizzazione delle firme prevista dall'articolo
16 e quella delle firme apposte sugli atti da valere nel territorio
della Repubblica di San Marino sono soggette a tassa di concessione
governativa di Lire 200. Parimenti, è dovuta la tassa di concessione
governativa nella misura di lire 500 per la legalizzazione
delle firme previste dall'articolo 17, commi primo, secondo
e quarto, e per la certificazione di conformità al testo straniero
contemplata dal comma terzo dello stesso articolo. Le tasse
di cui ai commi precedenti devono essere corrisposte a mezzo
di marche da annullarsi a cura del pubblico ufficiale che
provvede all'autenticazione delle sottoscrizioni o alla legalizzazione
delle firme.
Art. 22 - Modalità fiscali per l'autenticazione
e la legalizzazione di firme
Agli effetti della legge del bollo l'autenticazione
e la legalizzazione possono far seguito all'atto, ma non possono
farsi fuori del foglio bollato. Mancando spazio sufficiente,
si deve aggiungere altro foglio bollato dello stesso valore
di quello usato per l'atto. In tal caso, si deve applicare
nei punti di congiunzione dei fogli bollati, il timbro, ad
inchiostro grasso, dell'ufficio.
Art. 23 - Esenzioni fiscali
Non è dovuta la tassa di concessione governativa
prevista dall'articolo 21 quando per le leggi vigenti sia
esente da bollo l'atto in cui è apposta la firma da autenticare
o da legalizzare. Eguale beneficio è concesso per gli atti
di coloro che provino il loro stato di povertà mediante esibizione
di certificato attestante che l'interessato è iscritto nell'elenco
dei poveri del comune. In questo caso il pubblico ufficiale
che procede alla autenticazione o alla legalizzazione riporta
sull'atto gli estremi del certificato di povertà.
Art. 24 - Assenza di responsabilità della pubblica
amministrazione
La pubblica amministrazione e i suoi dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità
per gli atti emanati ai sensi dei precedenti articoli, quando
l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti
falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti
dall'interessato o da terzi.
Art. 25 - Riproduzione di documenti d'archivio
ed altri atti
Le pubbliche amministrazioni ed i privati
hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, ai documenti
dei propri archivi, alle scritture contabili, alla corrispondenza
ed agli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta
la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica
anche se costituita da fotogramma negativo. Salvo quanto previsto
nel successivo comma, con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno, per la grazia
e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo parere
della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del Presidente
della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono stabiliti
i limiti di tale facoltà, nonché i procedimenti tecnici e
le modalità della fotoriproduzione e della autenticazione.
Per le pubbliche amministrazioni le modalità della riproduzione
sono di volta in volta stabilite con decreto del Ministro
per l'interno, sentito il Ministro interessato, previo parere
della commissione di cui al citato articolo 12 del decreto
del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.
Art. 26 - Sanzioni penali
Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli
atti e l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla presente
legge sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi
speciali in materia. A tali effetti, l'esibizione di un atto
contenente dati non più rispondenti a verità equivale a uso
di atto falso e le dichiarazioni rese ai sensi dei precedenti
articoli 2, 3, 4, 8 e autenticate a norma dell'articolo 20
sono considerate come fatte a pubblico ufficiale. Inoltre,
ove i reati indicati nei precedenti commi siano commessi per
ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione
all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi
più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici
uffici o dalla professione o arte. Il pubblico ufficiale che
autentica le sottoscrizioni o al quale sono esibiti gli atti
ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o esibisce l'atto
sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso
di dichiarazione mendace o di esibizione di atto falso o contenete
dati non più rispondenti a verità. Nella denominazione di
atti usata nei precedenti commi sono compresi gli atti e documenti
originali e le copie autentiche contemplati dalla presente
legge.
Art. 27 - Rinvio
Salvo quanto previsto negli articoli 7,
11, 12, 13, 14, 17, 18 e 19 nulla è innovato alle norme del
regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, concernenti la presentazione
dei documenti necessari per la celebrazione del matrimonio,
nonché alle norme del decreto del Presidente della Repubblica
3 maggio 1957, n. 686, relative alla presentazione dei documenti
nei concorsi per le carriere statali. Restano ferme le disposizioni
del regio decreto 4 giugno 1938, n. 1269, riguardanti il titolo
originale di studi medi prescritto per ottenere l'ammissione
ai corsi universitari.
Art. 28 - Norme abrogate
Sono abrogate la legge 3 dicembre 1942,
n. 1700, la legge 14 aprile 1957, n. 251, il decreto del Presidente
della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, la legge 18 marzo
1958, n. 228, la legge 15 giugno 1959, n. 430, ed ogni altra
norma incompatibile con la presente legge.
Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3
agosto 1962 sulla redazione a macchina di atti pubblici e
le successive modificazioni restano in vigore fino all'emanazione
dei decreti previsti negli articoli 12 e 14.
La presente legge, munita del sigillo dello Stato, sarà inserita
nella Raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti della Repubblica
Italiana.
E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarla e di farla
osservare come legge dello Stato.
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